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Unterweisung & Nachweise

Unterwiesen heißt weder verstanden noch nachgewiesen.

Was unterwiesen wird, ergibt sich aus den Gefährdungen am Einsatzort. Bei integeri wird daraus eine Unterweisung, die ankommt und die nachfragt. Der Nachweis entsteht dabei automatisch.

Ein Mitarbeiter in Warnkleidung und Mütze steht an einer Halle und hält ein Handy quer in beiden Händen. Dahinter ein Betriebshof mit gestapelten Paletten und einem Transporter.

Woran es im Alltag scheitert.

Alle sitzen im Aufenthaltsraum, einer redet, die Liste geht herum. Wer an dem Tag auswärts war, steht in keiner Zeile.

  • Die Unterschrift belegt, dass jemand da war. Nicht, dass er verstanden hat.
  • Wer krank war oder auf Montage, unterschreibt nächste Woche nach. Fällt das einmal auf, steht nicht nur diese Zeile infrage, sondern jede andere daneben.
  • Die Nachweise liegen in Ordnern, in Mailanhängen und auf einem Laufwerk. Bei einer Prüfung wird alles dreimal durchsucht.
  • „Die Belehrung haben wir gemacht“ stimmt sogar. Nur lässt es sich nicht zeigen.
  • Wer schlecht Deutsch liest, hört zu, nickt und unterschreibt.
  • Ob jemand überfällig ist, weiß nur, wer die Termine im Kopf hat.
Ausgedruckte Anwesenheitsliste einer Jahresunterweisung der Musterbetrieb GmbH, 15 Zeilen und fünf davon ausgefüllt: drei Unterschriften vom selben Tag, eine Zeile ohne Unterschrift mit dem handschriftlichen Vermerk „krank“, und eine Unterschrift, die eine Woche später datiert ist.

So funktioniert’s bei integeri.

Einmal eingerichtet. Danach läuft die Unterweisung von selbst.

  1. Festlegen, was gilt

    Den Anfang macht Ihre Gefährdungsbeurteilung: Was dort freigegeben ist, wird zur Unterweisung. Ergänzen können Sie aus dem Katalog von integeri mit über 2.200 Themen, aus einer fertigen Zusammenstellung, die Sie anpassen, oder aus Ihren eigenen Unterlagen. Eine Vorschau zeigt die Gesamtlänge, damit Sie wissen, wie lange Ihre Leute dafür brauchen. Was für mehrere Abteilungen gleich gilt, pflegen Sie an einer Stelle.

    Beispielansicht: die wiederkehrende Unterweisung einer Abteilung. Links der Katalog, in dem vier Themen bereits gewählt sind, rechts die Zusammenstellung als Zeitleiste. „Absturz von der Hubarbeitsbühne“ wird angehakt, ein Thema aus der freigegebenen Gefährdungsbeurteilung; rechts wächst die Leiste um vier Minuten von 25 auf 29 und wird gespeichert.

  2. Zuweisen übernimmt integeri

    Ab hier stoßen Sie nichts mehr an. Die Unterweisung wird 30 Tage vor der Fälligkeit zugewiesen, damit genug Zeit bleibt, sie zu machen. Der Turnus liegt bei zwölf Monaten und lässt sich je Standort und Abteilung anders setzen. Wer noch keine 18 ist, wird halbjährlich unterwiesen, so schreibt es das Gesetz vor.

    Beispielansicht: die Liste der Zuweisungen mit fünf Personen. Neben jedem Termin zeigt ein Balken, wie weit das Jahr seit der letzten Unterweisung abgelaufen ist, mit einer Markierung 30 Tage vor der Fälligkeit. Der unterste Balken läuft in diese Markierung hinein, seine Zeile färbt sich ein, wechselt auf „zugewiesen“ und nennt „Absturz von der Hubarbeitsbühne“ als neu dazugekommenen Inhalt.

  3. Machen, wo gerade gearbeitet wird

    Ihre Leute absolvieren die Unterweisung am Handy, am Tablet oder am Rechner, jeder in der Sprache, die er am besten versteht. Zwischendurch kommen Verständnisfragen, und am Ende liegt das Zertifikat bei ihnen. Vorspulen ist nicht erlaubt.

    Beispielansicht: Eine Unterweisung läuft am Handy. Von unten fährt eine Verständnisfrage dazu ein, ab wann das Sicherungsgeschirr (PSAgA) in der Hubarbeitsbühne eingehängt werden muss; eine der drei Antworten wird angetippt, danach wird „Weiter“ verfügbar.

  4. Hinterherlaufen muss niemand

    Die Information findet ihren Weg: per E-Mail, per SMS, und wenn jemand weder das eine noch das andere hat, über den Schulungsverantwortlichen. Was überfällig ist, steht farbig in der Übersicht, und alle zehn Tage geht eine E-Mail an die Administratoren, gesammelt und jeder für seinen Bereich. Wer neun Monate lang nichts tut, bekommt die nächste Unterweisung zugewiesen, und die alte bleibt als „nicht teilgenommen“ stehen.

    Beispielansicht: eine Übersicht, in der vier Kacheln zeigen, wie viele Unterweisungen zugewiesen, in Bearbeitung, abgeschlossen und überfällig sind. Die Kachel „überfällig“ springt von null auf eins, während „in Bearbeitung“ auf null fällt; unten links färbt sich im selben Moment die Karte mit dem betroffenen Mitarbeiter, und rechts daneben geht die gesammelte E-Mail an die Administratoren.

Was bei einer Prüfung zählt.

Maßgeblich ist der Zustand zum Zeitpunkt der Unterweisung, nicht der von heute. Ein Zertifikat wird nicht nachträglich geändert und nicht überschrieben. Ändern Sie später einen Inhalt, gilt das für die nächste Zuweisung und nicht rückwirkend. Deshalb beantwortet die Zuweisung selbst, wonach ein Prüfer fragt: wann unterwiesen wurde, mit welchem Inhalt, in welcher Sprache und wer die Verantwortung dafür trug.

Zertifikat einer abgeschlossenen Unterweisung: im Kopf die Musterbetrieb GmbH, darunter Mitarbeiter, Abteilung, Zeitpunkt der Durchführung, Sprache und Verantwortlicher, dann die sechs vermittelten Inhalte mit ihrer Länge und die Erklärung, dass der Stand zum Zeitpunkt der Unterweisung gilt.

Was Sie danach in der Hand haben.

  • Für jeden Mitarbeiter einen Stand, den Sie sehen, ohne jemanden zu fragen: zugewiesen, in Bearbeitung, abgeschlossen oder überfällig.
  • Eine anlassbezogene Unterweisung, wenn etwas vorgefallen ist oder neue Technik dazukommt, ohne dass der Turnus durcheinandergerät.
  • Inhalte in der Sprache Ihrer Leute, statt Nicken ohne Verstehen.
  • Nachweise, die den Inhalt von damals tragen, auch wenn die Unterlagen inzwischen andere sind.
  • Verständnisfragen mitten in der Unterweisung, deren Ergebnis im Wissens-Check steht. Anwesenheit allein ist es damit nicht mehr.
  • Bei einer Prüfung eine Antwort statt einer Suche.
Bei den Gruppenveranstaltungen haben früher zwei Drittel gähnend dagesessen. Heute setzen unsere Jungs die Unterweisung am Handy genau nach ihren Vorstellungen um. Und wenn bei einer Prüfung ein Mitarbeiter das Handy nimmt und sagt: „Hier sind unsere Nachweise“, dann gucken die mit riesigen Augen.
Torsten SchubertGeschäftsführerProfil GmbH

Wo Unterweisen nicht reicht.

Gesagt ist nicht gehört, gehört ist nicht verstanden, verstanden ist nicht gekonnt. Wer eine Maschine bedient, braucht mehr als eine Unterweisung: eine Ausbildung mit Theorie, Praxis und Abschlussprüfung, und am Ende eine schriftliche Beauftragung. Beides entsteht bei integeri im eigenen Betrieb, ohne externen Termin.

So entsteht die Qualifikation

  1. Beurteilen
  2. Unterweisen
  3. Qualifizieren
  4. Einarbeiten

Kontakt

Wie halten Sie das heute fest?

Wir gehen gemeinsam durch, wie bei Ihnen unterwiesen wird und was davon belegt ist. Danach wissen Sie, was sich davon von selbst erledigt und was der nächste Schritt ist.

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Porträt von Alexander Weber

Alexander Weber

Geschäftsführer