Zugangsdaten für viele auf einmal versenden

Schritt für Schritt

1. Die erste Hälfte des Videos zeigt, wie ein einzelner Mitarbeiter angelegt wird. Das steht ausführlich in „Mitarbeiter anlegen und verwalten“; hier geht es um den Fall danach, wenn viele Personen im System sind und noch niemand sich anmelden kann.
2. Legen Sie beim ersten Einrichten zuerst alle Mitarbeiter an, ohne Organisationseinheit und ohne Zugangsdaten zu verschicken. Beides holen Sie anschließend in einem Zug nach.
3. Öffnen Sie oben rechts „Mehrfach-Werkzeug“ und wählen Sie unter „Datenadministration“ den Eintrag „Zugangsdaten zusenden“. Wie viele Personen Sie bereits gewählt haben, steht im Feld darunter, zum Beispiel „3 ausgewählte Benutzer:innen“, mit ihren Namen daneben.
4. Suchen Sie die Personen einzeln über die Volltextsuche, oder filtern Sie über „Standort / Organisationseinheiten“ und wählen Sie dann über „Alle auswählen“ die ganze Trefferliste. Der Status steht dabei auf „Aktiv“, deaktivierte Mitarbeiter bleiben also außen vor. Sie können nacheinander mehrfach suchen: Bereits gewählte Mitarbeiter bleiben erhalten.
5. Klicken Sie oben rechts auf Weiter. Es kommt eine Sicherheitsabfrage: „Alle 3 selektierten Mitarbeiter erhalten nun neue Zugangsdaten. Möchtest du das wirklich durchführen?“ Lesen Sie die Zahl darin nach, sie nennt genau die Auswahl, die gleich Post bekommt.
6. Bestätigen Sie mit Ja. Jeder bekommt seine Zugangsdaten auf seinem Weg: per E-Mail, per SMS oder, wenn beides fehlt, über den Schulungsverantwortlichen.
7. Genauso weisen Sie Organisationseinheiten zu. Wählen Sie im Mehrfach-Werkzeug „OE zuweisen“, suchen Sie die Mitarbeiter heraus und klicken Sie auf Weiter.
8. Jetzt öffnet sich die Frage „Welche Organisationseinheit möchtest du zuweisen?“ mit zwei Feldern: „Zuordnung OE“ und „Nächste Unterweisung“. Wählen Sie die Einheit, setzen Sie den Termin und speichern Sie. Nach der Sicherheitsabfrage werden die Unterweisungen für alle ausgewählten Benutzer fällig, und die Informationen dazu gehen heraus.