So funktioniert das Unterweisungssystem

Schritt für Schritt

1. Der Aufbau folgt Ihrem Betrieb: Ihr Unternehmen hat einen oder mehrere Standorte, jeder Standort eine oder mehrere Organisationseinheiten, im Alltag Ihre Abteilungen. Den Einheiten ordnen Sie Mitarbeiter zu, und wer in mehreren Bereichen arbeitet, kann auch mehreren Einheiten angehören.
2. Jedem Standort können Sie Dokumente zuordnen, jeder Abteilung zusätzlich eigene Dokumente und ihre Beauftragten. Beides sieht der Mitarbeiter anschließend in seinem Dashboard.
3. An jeder Organisationseinheit hängt die wiederkehrende Unterweisung, und dort wählen Sie die Inhalte aus. Sie stammen aus dem Medienkatalog: mit blauem Sternchen Ihre eigenen, ohne die von integeri. Was Sie hinzufügen, erscheint rechts unter „Vorschau“ mit der Gesamtlänge der Unterweisung.
4. Damit ist Ihr Betrieb im System nachgebaut. Ab hier arbeitet integeri: Die Unterweisung wird voreingestellt einmal im Jahr zugewiesen, und zwar 30 Tage vor der eigentlichen Fälligkeit, damit der Mitarbeiter rechtzeitig Bescheid weiß und sie absolvieren kann.
5. Für Sie als Administrator gibt es dann zunächst nichts zu tun. Das Dashboard zeigt Ihnen, wie viele Unterweisungen zugewiesen, in Bearbeitung, überfällig oder erfolgreich abgeschlossen sind. Wer genau dahintersteckt, steht unter „Zuweisungen“.
6. Sobald jemand überfällig ist, bekommen Sie alle zehn Tage eine E-Mail, dass es Überfälligkeiten gibt. Ab da ist es Ihre Aufgabe, die Unterweisung über die Vorgesetzten anzustoßen oder den Mitarbeiter selbst anzusprechen.
7. Tut jemand gar nichts, bekommt er nach neun Monaten eine neue Unterweisung zugewiesen, und die alte wird als „nicht teilgenommen“ protokolliert.