Mitarbeiter anlegen und verwalten

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie in der Navigation „Benutzer:innen“ und klicken Sie auf Hinzufügen.
2. Wählen Sie unter „Berechtigungen“ zwischen „Mitarbeiter:in“ und dem globalen Administrator. „Mitarbeiter:in“ ist auch dann richtig, wenn die Person später einen Standort oder eine Organisationseinheit leiten soll: Diese Rechte vergeben Sie erst dort, nicht hier.
3. Ordnen Sie im Feld „Organisationseinheit (OE)“ die Einheiten zu. Läuft Ihr System bereits, fügen Sie sie gleich hinzu; nach dem Speichern bekommt der Mitarbeiter sofort seine wiederkehrende Unterweisung. Richten Sie das System gerade erst ein, lassen Sie das Feld leer und holen es später nach.
4. Bei mehreren Einheiten ist im Formular die gelb hinterlegte die Haupt-OE. Über das Sternchen an einer der anderen machen Sie diese zur Haupt-OE; in der fertigen Detailansicht trägt dann sie den Stern. Das ist wichtig, wenn jemand weder E-Mail-Adresse noch Mobilfunknummer hat: Dann gehen alle Informationen an den Schulungsverantwortlichen der Haupt-OE.
5. Laden Sie bei Bedarf ein Profilbild hoch. Es erscheint später im Fahrausweis, der Teil des Zertifikats einer abgeschlossenen Bedienerschulung ist.
6. Füllen Sie die Stammdaten aus: Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum. Pflicht ist alles, was nicht ausdrücklich „(optional)“ trägt. Beim Geburtsdatum wählen Sie zuerst das Jahr, dann den Monat, dann den Tag. Optional sind unter anderem Geburtsort und die Fahrerlaubnisklassen, die Sie kommagetrennt eintragen, zum Beispiel „C1,C,D1E“.
7. Unter Sprache wählen Sie, in welcher Sprache der Mitarbeiter die gesamte Anwendung und alle Inhalte sieht. Zur Auswahl stehen die Sprachen, die Ihr Unternehmen erworben hat. Weitere finden Sie über das Flaggensymbol oben rechts unter „Weitere Sprachen“.
8. Achtung an dieser Stelle: Füllt Ihr Browser Felder hellblau von selbst aus, ist das seine Autofill-Funktion und nicht integeri. Leeren Sie diese Felder, sonst legen Sie Daten an, die niemandem gehören. Dauerhaft abschalten können Sie das in den Einstellungen Ihres Browsers unter Autofill.
9. Im Block „Kontakt“ hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse oder eine Mobilfunknummer; über die Mobilfunknummer kommen die Informationen per SMS. Die Festnetznummer ist nur eine Kontaktangabe, kein Weg für Nachrichten.
10. Beachten Sie den Hinweis unter dem E-Mail-Feld: Diese Adresse ist zugleich der Benutzername zum Anmelden. Und die Zeile „Nachrichten von integeri“ zeigt Ihnen jeweils an, worüber die Person tatsächlich erreicht wird.
11. Hinterlegen Sie nichts, gehen alle Informationen zu ihr an den globalen Administrator oder, wenn Sie eine Organisationseinheit zugeordnet haben, an den Schulungsverantwortlichen der Abteilung oder des Standorts.
12. Im Block „Zugang“ können Sie einen Benutzernamen und ein Passwort vergeben. Lassen Sie beides frei, erzeugt integeri es automatisch, wie die Hinweise unter den Feldern sagen. Ein selbst gesetztes Passwort müssen Sie wiederholen und eine Mindestlänge einhalten.
13. Setzen Sie den Haken bei „Passwort zusenden“, wenn die Zugangsdaten sofort herausgehen sollen. Beim ersten Einrichten lassen Sie ihn besser leer: Erst kommen alle Mitarbeiter ins System, die Zugangsdaten verschicken Sie später für viele auf einmal. Nehmen Sie dagegen einen einzelnen Kollegen in ein laufendes System auf, ist der Haken hier richtig.
14. Speichern Sie. Der Mitarbeiter ist angelegt, und eine zugeordnete Organisationseinheit steht sofort in seiner Detailansicht.
15. Verlässt jemand das Unternehmen, öffnen Sie ihn, gehen auf Bearbeiten und dort auf „Deaktivieren“. Die Sicherheitsabfrage sagt Ihnen, was passiert: Der Mitarbeiter wird aus allen Organisationseinheiten entfernt und alle offenen Unterweisungen werden gelöscht. Nach dem Bestätigen steht oben im Kopf die rote Markierung „Deaktiviert“.
16. Um jemanden zurückzuholen, filtern Sie in der Benutzerliste nach den inaktiven, öffnen die Person und aktivieren sie über Bearbeiten wieder.