Standorte anlegen

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie in der Navigation „Standorte“ und klicken Sie auf Hinzufügen. Im Block „Allgemein“ ist der Name das einzige Pflichtfeld; Beschreibung, Straße, „PLZ & Stadt“ und Land sind als optional gekennzeichnet. Die Beschreibung kann Ihren Mitarbeitern angezeigt werden.
2. Im Block „Kontakt“ stehen unter den Telefon- und E-Mail-Feldern zwei Auswahlfelder: „Standort-Administrator:in“ und „Schulungsverantwortliche:r“. Auch sie sind optional. Suchen Sie über Buchstaben des Namens, oder geben Sie zwei Sterne ein, um die vollständige Liste zu bekommen.
3. Wer hier als Standortadministrator eingetragen ist, bleibt in der Rolle „Mitarbeiter:in“ und bekommt trotzdem Rechte, begrenzt auf diesen Standort. Er sieht die Benutzer und ihre Daten nur für die Mitarbeiter, die dem Standort zugeordnet sind; Benutzer anderer Standorte sieht er nicht.
4. Der Schulungsverantwortliche bekommt die Informationen zu anstehenden Schulungen für alle, die weder eine E-Mail-Adresse noch eine Mobilnummer hinterlegt haben, also für alle, die auf automatischem Weg nicht erreichbar sind. Er kann die PDFs ausdrucken oder die E-Mail weiterleiten. Beide Aufgaben darf dieselbe Person übernehmen, muss es aber nicht.
5. Unter „Schulungsverantwortliche:r“ steht der Hinweis „Übergeordnet:“ mit dem nächsthöheren Schulungsverantwortlichen. Das ist die Rückfallebene: bei einem Standort der des Unternehmens, bei einer Organisationseinheit der des Standorts.
6. Weiter unten, unter „Einstellungen“ und „Allgemein“, steht „Vorspulen von Videos verbieten / erlauben“, darunter die Vorgabe von integeri. Was Sie hier setzen, gilt für diesen Standort und alle seine Organisationseinheiten. Standardmäßig ist Vorspulen nicht erlaubt, damit Unterweisungen tatsächlich angesehen werden; für Test- und Übungszwecke kann es sinnvoll sein.
7. Unter „Unterweisungen“ setzen Sie den „Turnus Wiederkehrender Unterweisungen: Anzahl Monate zur nächsten Fälligkeit“. Vorgegeben sind zwölf Monate. Die DGUV Vorschrift 1 verlangt mindestens eine Unterweisung im Jahr. Der Feldtext nennt die Ausnahme selbst: Mitarbeiter unter 18 Jahren werden per Gesetz halbjährlich unterwiesen, das schreibt § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz vor. Eine Änderung gilt für künftige Zuweisungen.
8. Darunter stehen die Verständnisfragen: „Häufigkeit von Verständnisfragen in Unterweisungen (nach X konsumierten Minuten)“ mit 15 Minuten als Vorgabe, „Verständnisprüfung: Anzahl der Antworten je Frage“ und „Verständnisprüfung: Anzahl der Fragen je Abschnitt“. Eine Änderung gilt für künftige Unterweisungen.
9. Speichern Sie oben rechts. Den fertigen Standort können Sie in der Reihenfolge verschieben, jederzeit wieder bearbeiten und mit Dokumenten versehen, die jeder Mitarbeiter dieses Standorts in seinem Dashboard sieht. Dort ist erkennbar, ob ein Dokument vom Standort oder von einer Organisationseinheit kommt.